宁德师范学院学生档案管理规定（2017年7月修订）
宁师院学〔2017〕24号
第一章 总则
第一条 为切实做好学生档案管理工作，提高我校学生档案管理水平，使我校学生档案管理工作更加科学化和规范，结合工作实际，制定本规定。
第二条 本规定适用于我校本科、专科学生的档案管理工作。
第三条 学生档案应明确专人管理。管理人员必须政治可靠，作风正派，能够严格遵守档案管理制度，严守秘密，热爱本职工作，刻苦钻研业务，积极为学生服务。
第四条 学生档案是学生自升入中学后形成的有保存价值的文字资料，是学习阶段的真实记载，它为毕业后的工作单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。
第二章 档案管理职责
第五条 各学院、各有关部门应明确职责，认真落实学生档案管理工作，教务处负责调档工作，确保新生档案及时转递给所在学院；学院负责做好档案的接收、建档、保管和交接工作；学生工作处负责指导学院做好档案管理以及档案的交接、保管和转递工作。
第六条 各学院、有关部门必须将学生档案材料的形成、积累、整理、归档等各环节纳入本单位学生管理制度中去，切实维护档案材料的真实、完整。
第三章 学生档案材料的归档
第七条 归档范围
（一）中学阶段形成的材料，包括党团组织材料（入团、入党志愿书）、高中毕业生登记表、学生成绩登记卡、体质测试表、中学生社会实践活动登记表、中华人民共和国学生体育合格证、高等学校招生考生志愿卡、高等学校招生体格检查表等。
（二）本、专科阶段的材料。高考录取通知书、新生入学健康体检表、学年品德评定表、毕业生体检表、毕业生登记表、毕业生鉴定表、毕业生学习成绩单；学位授予表、毕业生党、团组织关系、毕业生就业报到证存根。
第八条 归档要求
（一）学院负责接收新生档案材料，检查档案材料是否齐全，根据有关要求进行整理。
（二）凡需归档的材料，必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，由承办部门盖章，注明形成材料的时间。文字需是铅印、胶印、油印、或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写，除电传材料须复印存档外，不得用复印件代替原件存档。
（三）按档案目录内容排序装袋，在目录中打“√”并填写份数，对份数还不确定的先用铅笔填写。毕业前的档案材料，因不确定份数可先用铅笔，毕业生档案完整时一定要改为水笔。全部归档完毕后在学生档案目录右上角填写总份数。
（四）对毕业生档案进行逐份核对（要求党员材料核对两次以上），重点检查几点：档案材料是否完整；档案袋里是否同一人的材料，档案袋封面名字与里面材料名是否相符，如有曾用名是否已备注。
第四章 学生档案的保管
第九条 各学院应根据实际情况，建立学生档案管理制度，指定专人负责管理档案。对接收的学生档案应更换由我校统一印制的档案袋，按学号顺序排列，及时进行整理，分年级、班级专柜存放。档案管理人员要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防档案的毁损、失散和泄密，并做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。
第十条 学生档案的查、借阅
（一）非属工作需要，任何人不得查阅、借阅、复印学生个人档案。
（二）学生不得查、借阅本人档案。
（三）因工作需要查、借阅学生档案者，须填写《查、借阅学生档案审批表》，对学院保管的学生档案由分管学生工作的负责人审批；对学生工作处保管的学生档案由学生管理科审核，分管处长审批。借阅最长不得超过两周。
（四）借、阅档案只限借阅人使用，借阅者要严守机密，妥善保管，不得拆卸、涂改、划圈、自批、抽页、添加和污损档案材料，应保持档案的整洁、完整。
第五章 学生档案的转递
第十一条 学生毕业离校前和退学时，各学院档案管理人员按照要求整理好毕业生和退学学生的档案，及时做好整理、归档和转递等工作。
第十二条 档案管理人员在转递学生档案时，须仔细填写档案袋封面，待检查无误后在骑缝线粘贴密封签，档案管理人员在密封签上签全名或盖私章，最后加盖学院公章。
第十三条 学院按照学校关于毕业生档案转递管理办法的有关要求，做好普通高等教育毕业生档案的转递工作。退学和开除学籍的学生档案寄至户籍所在地。
原则上学生档案不能交给学生本人携带，应统一由学院档案管理人员通过邮政特快专递（EMS）寄送。转递凭证由学院永久保存。
第六章 附则
第十四条 上级有关规定对本办法涉及事项另有规定的，从其规定。
第十五条 本办法由学生工作处负责解释，自公布之日起施行。之前学校规定与本文不一致的，以本规定为准。